Documentatie en etikettering

Documentatie en bewegwijzering voor bedrijven, praktijken en EHBO-ruimtes

Producten voor documentatie en bewegwijzering helpen bij het overzichtelijk organiseren van processen rondom ongevallen, noodsituaties en hulpverlening. Ze worden onder meer gebruikt in bedrijven, werkplaatsen, praktijken, openbare instellingen en andere werkplekken. Terwijl documentatiehulpmiddelen belangrijke gegevens en gebeurtenissen op een traceerbare manier vastleggen, vergemakkelijken borden, pictogrammen en instructies de oriëntatie en maken ze belangrijke informatie zichtbaar. Zo vullen ze de EHBO-uitrusting aan met organisatorische en informatieve elementen.

De collectie omvat diverse oplossingen voor de documentatie van eerste hulp, de markering van verzorgingsruimtes en informatiemateriaal over noodmaatregelen. Ook eerstehulpboeken en vergelijkbare handleidingen kunnen ertoe bijdragen dat belangrijke informatie in geval van nood direct voorhanden is.

Kenmerken en voordelen van documentatie en markering

Een goed georganiseerde documentatie en een duidelijke markering maken het gemakkelijker om informatie in de dagelijkse werkpraktijk snel te vinden en te begrijpen. Met name in omgevingen waar meerdere personen toegang hebben tot materialen of informatie, kunnen duidelijk herkenbare aanwijzingen en uniform toegepaste documentatiemiddelen zorgen voor een beter overzicht. Ook op het gebied van eerste hulp dragen zij ertoe bij dat belangrijke informatie en contactpunten overzichtelijk beschikbaar worden gesteld.

Typische voordelen zijn:

• overzichtelijke vastlegging van relevante gegevens
• snelle oriëntatie door zichtbare markeringen
• gestructureerde opslag van informatie
• goed toegankelijke aanwijzingen voor noodgevallen
• Ondersteuning van bedrijfsprocessen
• eenvoudige integratie in bestaande zorgruimtes
• verschillende formaten voor diverse toepassingslocaties

Welke uitvoering geschikt is, hangt vooral af van de vraag of informatie moet worden gedocumenteerd, een bepaald gebied moet worden gemarkeerd of belangrijke instructies goed zichtbaar moeten worden aangeboden.

Welke producten voor documentatie en markering zijn geschikt voor welk toepassingsgebied?

Voor het schriftelijk vastleggen van gebeurtenissen is bijvoorbeeld het Holthaus Medical meldblok met pen, blok van 25 vellen, geschikt. Door de combinatie van meldblok en pen kan het op een daarvoor bestemde plaats worden neergelegd en maakt het directe schriftelijke documentatie mogelijk.

Voor visuele oriëntatie is de SÖHNGEN-pictogramserie 1 Spoedeisende Geneeskunde-G, 80 x 80 mm, bedoeld. Pictogrammen zijn met name geschikt wanneer bepaalde ruimtes of voorzieningen snel herkenbaar moeten worden gemarkeerd. Door hun compacte weergave kunnen zij aanwijzingen geven zonder veel ruimte in beslag te nemen.

De SÖHNGEN-handleiding Eerste Hulp SO – Onmiddellijke maatregelen op de plaats van het ongeval is daarentegen bedoeld voor situaties waarin belangrijke informatie over onmiddellijke maatregelen toegankelijk beschikbaar moet zijn. Dergelijke handleidingen vormen een aanvulling op de praktische uitrusting en kunnen medewerkers of hulpverleners als leidraad dienen.

Waar moet u op letten bij de aankoop van documentatie en markering?

Alvorens tot aankoop over te gaan, dient eerst te worden vastgesteld welke taak het betreffende product moet vervullen. Voor documentatie zijn vooral een overzichtelijke opmaak, een passend aantal vellen of verpakkingseenheden en een eenvoudige hantering van belang. Bij markeringen spelen daarentegen het formaat, de zichtbaarheid en de beoogde montage- of gebruiksplaats een grotere rol.

Informatiemateriaal dient afgestemd te zijn op de beoogde gebruikersgroep en het toepassingsgebied en moet op een goed bereikbare plaats kunnen worden opgeborgen. In een bedrijfsruimte voor eerste hulp is het bovendien raadzaam ervoor te zorgen dat markeringen, documentatiemateriaal en aanwezige nooduitrusting op elkaar zijn afgestemd en gemakkelijk te vinden zijn.

Bij speciale bedrijfs- of organisatorische vereisten dient bovendien rekening te worden gehouden met de betreffende specificaties van de fabrikant en de geldende interne voorschriften.

Documentatiehulpmiddelen, markeringen of handleidingen – wat zijn de verschillen?

Documentatiehulpmiddelen zijn bedoeld om informatie schriftelijk vast te leggen. Hiertoe behoren bijvoorbeeld meldingsformulieren of andere formulieren waarop relevante gegevens over een voorval kunnen worden ingevuld. Zij zijn daarom vooral geschikt voor gebieden waar gebeurtenissen op een traceerbare manier moeten worden vastgelegd.

Markeringen zoals pictogrammen of noodtekens vervullen daarentegen een visuele functie. Zij wijzen op bepaalde voorzieningen, ruimtes of voorzieningsgebieden en dienen zo te worden geplaatst dat zij goed herkenbaar zijn.

Handleidingen en EHBO-handboeken dienen voornamelijk voor het overbrengen van informatie. Ze bevatten aanwijzingen over te volgen procedures of noodmaatregelen en zijn geschikt voor locaties waar dergelijke informatie snel toegankelijk moet zijn. Welke vorm nodig is, hangt dus minder af van een bepaalde variant dan van de taak: documenteren, markeren of informeren.

Toepassing en aanwijzingen voor documentatie en markering

Documentatiemateriaal dient te worden bewaard op een vaste, bekende en goed bereikbare plaats. Met name op het gebied van eerste hulp is het zinvol dat de verantwoordelijke personen weten waar documentatie en belangrijke aanwijzingen te vinden zijn. Aantekeningen dienen leesbaar te zijn en moeten worden behandeld en bewaard in overeenstemming met het beoogde gebruik. Indien documenten persoonsgegevens bevatten, dienen de geldende bedrijfsvoorschriften voor de omgang met deze informatie in acht te worden genomen.

Markeringen dienen goed zichtbaar te worden aangebracht en mogen niet worden afgeschermd door meubilair, deuren of andere voorwerpen. Informatiemateriaal dient regelmatig te worden gecontroleerd om na te gaan of het nog leesbaar, volledig en geschikt is voor het beoogde gebruik. Bij beschadigingen of wijzigingen aan de bedrijfsuitrusting kan vervanging noodzakelijk zijn.

Geschikte aanvullingen voor de documentatie en markering

• EHBO-koffers
• Noodkoffers
• Verbandkasten
• Voorraadbeheer

Deze categorieën vullen producten voor documentatie en etikettering aan met oplossingen voor de opslag en beschikbaarstelling van diverse verbruiksmaterialen. Zo kunnen organisatorische hulpmiddelen en de praktische nooduitrusting op zinvolle wijze met elkaar worden gecombineerd.